De regels die elke nieuwe medewerker leest, bekijkt en ondertekent

Elke instroom begint met dezelfde uitleg: de huisregels, hygiëne, wat te doen bij een noodgeval. Iemand vertelt het bij elke groep opnieuw, en achteraf kan niemand zeggen wie wat heeft gehoord.

Met Agromigo stel je die regels één keer in, als document of als korte video. Nieuwe medewerkers lopen ze door tijdens de onboarding, vóór hun eerste werkdag, en elke bevestiging wordt in hun dossier bewaard.

In deze video

Migo laat zien hoe je de documenten instelt die nieuwe medewerkers lezen, bekijken en ondertekenen, en hoe je ziet wie nog moet tekenen.

De lijst. Documenten toont alles wat je team leest, bekijkt of ondertekent, met de categorie en de vereiste van elk document. Kies een rij, en dat document opent naast de lijst.

1. Verplicht. De chip boven de lijst laat alleen de documenten zien die een nieuwe medewerker niet mag overslaan.
2. Een welkomstvideo. Het overzicht toont bovenaan de versie, het formaat en de taal, de kaart Classificatie met categorie en vereiste, en de kaart Inhoud & Geldigheid met de link.
3. Drie soorten inhoud. In het venster Details bewerken is een document een geüpload bestand, zoals een pdf, een link naar een webpagina, of een video.
4. Video’s op YouTube. Een video kan op YouTube blijven staan met een verborgen link: alleen wie de link heeft, kan hem vinden, en medewerkers bekijken hem gewoon in Agromigo.
5. Verplichte documenten. Die verschijnen in de onboarding: de medewerker leest of bekijkt elk document, bevestigt het, en tekent één keer aan het eind. Een verplichte video kun je niet doorspoelen.
6. Optionele en informatieve documenten. Die blijven buiten de onboarding. Je kunt ze nog steeds aan iemand toewijzen, en dan wachten ze op een handtekening zoals elk ander document.
7. Een nieuw document. Om een document toe te voegen, klik je rechtsboven op Nieuw, de groene knop. Hetzelfde venster opent leeg: je geeft het een naam, kiest een categorie en een soort, en Annuleren sluit het zonder op te slaan.
8. De kant van de medewerker. In het overzicht van Valentina telt de kaart Volgende stappen de documenten die nog op haar handtekening wachten, en toont de kaart Compliance & documenten op het tabblad Documenten wat is ondertekend en wat nog openstaat.

Tips

• Zet wat belangrijk is in een korte video. Veiligheids- en hygiëneregels komen beter over op video dan op papier, en een verplichte video wordt helemaal bekeken.
• Maak één document per taal. Een medewerker krijgt het document in de eigen taal, en anders dat in de taal van je bedrijf.
• Regel gewijzigd? Voeg een nieuw document toe. Een document wijzigen vraagt niemand om opnieuw te bevestigen. Zet de nieuwe versie dus als nieuw document klaar en wijs die toe aan wie al bij je werkt.
• Host je eigen videobestanden. Een videobestand dat je zelf uploadt, opent in een nieuw tabblad; een gehoste video speelt gewoon in Agromigo.

Meer lezen

In de handleiding lees je alles over soorten inhoud, vereisten en handtekeningen in Documenten en toestemming.

Probeer het 1 maand gratis, zonder creditcard.