Voldoe aan je gegevensplichten tijdens het gewone werk

Onder de AVG is jouw bedrijf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van je medewerkers, en die plicht pauzeert niet tijdens de oogst. Je mag gegevens niet langer bewaren dan nodig, iedereen mag alleen bij wat zijn werk vraagt, je moet toestemming kunnen laten zien, en een inzageverzoek beantwoord je binnen een maand.

Pak je dat aan als los project, dan wordt het een map die niemand opent en een belofte die niemand kan aantonen. Agromigo bouwt het in de schermen die je al gebruikt, zodat het bewijs bestaat omdat het werk gedaan is, en niet omdat iemand zich op een controle voorbereidde.

In deze video

Migo laat zien waar Agromigo bewaartermijnen, toestemming en gegevensexports bijhoudt, zodat je privacyplichten in de werkdag passen.

De pagina. Organisatie, met de instellingen in kaarten. Bewaartermijnen, toegang per rol, ondertekende toestemming en antwoorden op gegevensverzoeken staan waar het werk gebeurt.

1. Bewaartermijn. Onder Adressen stel je per contracttype in hoe lang een tijdregistratie aan de medewerker gekoppeld blijft. De kortste toegestane termijn is 28 dagen.
2. Wat een termijn doet. Elk contracttype toont zijn termijn in een chip ernaast. Na die termijn verdwijnen namen, notities en foto’s van de registratie, terwijl productie- en opbrengstcijfers blijven.
3. Het record van een medewerker. De gegevens in kaarten gegroepeerd.
4. Vier records, geen één. Elke medewerker wordt opgeslagen als openbaar, persoonlijk, privé en gevoelig. Elke rol komt alleen bij wat nodig is.
5. Het gevoelige record. Verderop in het bewerkpaneel bevat Financieel & Identificatie het burgerservicenummer en het bankrekeningnummer. HR mag het lezen, alleen een Beheerder mag het wijzigen.
6. Uitdiensttreding begint met een schakelaar. Zet iemand op inactief, verwijder nooit. Contactgegevens verdwijnen na 30 dagen, bankgegevens na de wettelijke zeven jaar.
7. Toestemming, op het record. Het tabblad Documenten toont de privacystatus en elk toegewezen document, hier het privacybeleid, ondertekend.
8. Het documentenpaneel. Wat deze medewerker moet lezen en ondertekenen, en elk gegevensverzoek.
9. Een inzageverzoek beantwoord. AVG-gegevensexport aanvragen bouwt vijf CSV-bestanden, gemaild als link die 72 uur werkt.
10. Je bewijs. Het auditlogboek legt elk verzoek vast, met wie het deed en over welke periode.

Begrensde bewaartermijnen, toegang per rol, ondertekende toestemming en een klaarliggend antwoord op inzageverzoeken: de AVG, als onderdeel van het gewone werk.

Tips

• Stel de bewaartermijn per contracttype in, niet per persoon. Een seizoenskracht en een vaste medewerker hebben zelden dezelfde termijn nodig, en het contracttype is waar dat verschil hoort.
• Anonimiseren is geen verwijderen. De productie- en opbrengstcijfers blijven, dus vorig seizoen blijft vergelijkbaar nadat de namen weg zijn.
• Verwijder nooit iemand die uit dienst gaat. Uren, contracten en loonrecords verwijzen naar die persoon, en de bewaartermijnen beëindigen de gegevens vanzelf.
• Kijk in het auditlogboek voor je twee keer antwoordt. Daarin staat of een verzoek al is afgehandeld, en over welke periode.
• Rollen zijn de toegangscontrole. Een veld dat iemand niet mag zien, is voor die persoon afwezig en niet leeg, dus niemand komt in de verleiding het te omzeilen.

Meer lezen

In de handleiding lees je over de AVG in Agromigo, bewaartermijnen en rollen en wat elke rol bereikt.

Demo aanvragen.