De uren van deze week versturen zonder je mail te openen

Elke maandag hetzelfde: het salarisrapport downloaden, het bestand zoeken, een naam geven, je mail openen, bedenken wie het deze week krijgt en het bijvoegen. En af en toe gaat het bestand van vorige week de deur uit, of dat met het verkeerde filter.

Je verstuurt een rapport vanuit het rapport zelf. Je kiest de ontvangers één keer, en Agromigo stuurt precies wat op je scherm staat als Excel- of csv-bestand. Een antwoord komt bij jou terug, en elke verzending wordt vastgelegd.

In deze video

Migo laat zien hoe je de uren van deze week als Excel- of csv-bestand mailt, rechtstreeks vanuit Agromigo.

Het rapport. Het salarisrapport opent vanuit de galerij van Analyses en loopt over vorige week. Elke week gaan dezelfde cijfers naar dezelfde mensen: je boekhouder, de financiële mailbox, een teamleider.

1. Versturen per e-mail. Het downloadicoon, rechtsboven de tabel, biedt drie keuzes: downloaden als Excel, downloaden als csv en versturen per e-mail.
2. Meteen klaar. Het onderwerp is de naam van het rapport, en het bestand heet zoals je download zou heten.
3. Ontvangers. Typ of plak de adressen. Een komma, een spatie of een nieuwe regel maakt van elk adres een eigen label, en een tikfout zie je in het rood voordat er iets verstuurd wordt.
4. Buiten je organisatie. Een adres dat bij geen van je collega’s hoort, krijgt een oranje label met een wereldbol, en een melding dat het rapport persoonsgegevens van medewerkers kan bevatten.
5. Je eigen woorden. Een notitie staat onder jouw naam in de e-mail, en een antwoord komt rechtstreeks bij jou terug.
6. De bijlage. Het bestand dat je nu zou downloaden: dezelfde rijen, kolommen, draaitabel en filters als op je scherm.
7. Het bestandstype. Naast de naam kies je in een keuzelijst .xlsx voor Excel of .csv voor een kommagescheiden bestand.
8. Een extra controle. Dit rapport bevat gegevens van medewerkers, zoals loon, kosten, verzuim of contractvoorwaarden. Daarom bevestig je dat deze mensen het mogen ontvangen, voordat het je organisatie verlaat.
9. Versturen. Iedereen krijgt een eigen e-mail, zodat niemand de andere adressen ziet.

Verstuurt een beheerder het, dan wordt de lijst bij het rapport bewaard, en is het volgende week één klik.

Tips

• Plak een hele lijst. Kopieer de adressen uit je mailprogramma, met namen erbij, en plak ze in één keer. Dubbele adressen worden samengevoegd.
• Stuur mij een kopie. Vink het aan en je bewaart de verstuurde e-mail in je eigen inbox.
• Maak het eerst kleiner. Een e-mail draagt maximaal 5 MB en bereikt hooguit 20 mensen. Filter een groot rapport op de periode of het team dat de ontvanger nodig heeft.
• Ook managers kunnen versturen. Iedereen die een rapport kan openen, kan het mailen. Alleen de ontvangers van een beheerder worden voor de volgende keer bewaard.
• Weet waar het heen ging. Elke verzending wordt vastgelegd: welk rapport naar welk adres ging, wanneer en door wie. Het venster laat zien wanneer het rapport voor het laatst is verstuurd.

Meer lezen

In de handleiding lees je hoe je rapporten bouwt en deelt. Begin bij Rapporten en lees daarna Analyses voor een overzicht van alles wat de galerij biedt.

Probeer het 1 maand gratis, zonder creditcard.