Nieuwe medewerkers identificeren zich vóór hun eerste werkdag
Een uitgenodigde medewerker scant tijdens de onboarding zelf een paspoort of identiteitskaart. Een verlopen document wordt geweigerd, een geldig document vult de gegevens in, en alleen een afgeschermde scan wordt bewaard.
Paspoorten kopiëren op kantoor, op een drukke eerste ochtend, houdt een hele instroom op. Iedere medewerker staat in de rij, iemand tikt de gegevens over, en een kopie verdwijnt in een map met meer dan iemand nodig heeft.
Met Agromigo identificeren uitgenodigde medewerkers zich op hun eigen telefoon of computer, nog voordat ze er zijn. Hun document wordt gecontroleerd, hun gegevens worden voor hen ingevuld, en de foto zelf wordt nooit opgeslagen.
In deze video
Migo laat zien hoe een nieuwe medewerker tijdens de onboarding het eigen identiteitsbewijs scant, en wat er met een verlopen bewijs gebeurt.
De uitnodiging. Een medewerker die je per e-mail uitnodigde, opent die, accepteert één keer de voorwaarden en bevestigt met Dit ben ik dat de uitnodiging klopt.
- De stap Identiteit. De tweede stap van de onboarding vraagt om een foto van een paspoort, een identiteitskaart of een rijbewijs.
- Een verlopen document. Een rijbewijs dat in 2022 verliep, wordt geweigerd, en de medewerker kan een ander document proberen.
- Een geldig paspoort. Dit wordt geaccepteerd. Het voorbeeld is de afgeschermde scan: gegevens die uit het paspoort zijn gelezen, zoals de naam, zijn automatisch zwart gemaakt.
- De gegevens al ingevuld. In de volgende stap staan naam, geboortedatum en nationaliteit er al, klaar om te controleren.
- De rest van de onboarding. Die gaat zoals altijd verder: foto, contactpersoon voor noodgevallen, je documenten en een handtekening.
Waarom alleen een afgeschermde scan
De privacywet vraagt je niet meer persoonsgegevens te bewaren dan nodig is. De gegevens van de medewerker komen als tekst in het dossier, dus de originele foto wordt nooit opgeslagen. De afgeschermde scan is de enige kopie die Agromigo bij het dossier bewaart: die laat zien dat er een geldig document is gecontroleerd, en verraadt veel minder als hij ooit in verkeerde handen komt.
Tips
- Noem het in de uitnodiging. Medewerkers die weten dat ze hun paspoort bij de hand moeten hebben, ronden de onboarding in één keer af.
- Overslaan mag. Een medewerker zonder document bij de hand slaat de stap over, en jij controleert het op locatie.
- Controleer het resultaat. De uitgelezen gegevens staan in de volgende stap, waar de medewerker alles kan verbeteren voordat die verdergaat.
Meer lezen
De handleiding legt de onboarding door de medewerker zelf uit in De medewerker zelf gegevens laten invullen.
Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf past? Boek een demo.
Meer verhalen
-
2 min Zie bij wie de dag anders liep dan gepland
Leg een werkdag naast de arbeidsplanning, zie wie ander werk deed of niet kwam opdagen, en accepteer een afwijking met een goede reden.
Lees het verhaal -
1 min Agromigo op je computer, in een eigen venster
Eén klik op het installatie-icoon en op Installeren in Chrome zet het dashboard tussen je programma's, in een eigen venster, meteen op je dashboard, altijd de nieuwste versie.
Lees het verhaal -
2 min Eén gedeelde telefoon waar de ploeg inklokt met een tag
De modus Terminal maakt van één telefoon een terminal voor een hele ploeg, op een vaste plek of met het team mee. Medewerkers tikken met hun persoonlijke tag, kiezen de taak die ze afrondden, beantwoorden een paar vragen, en het scherm staat klaar voor de volgende.
Lees het verhaal