Sluit de werkdag af met elk uur op zijn plek

De werkdag zit erop en de loonadministratie wacht. Iemand registreerde toppen terwijl de planning, en het gewas, om indraaien vroeg. Een ander vergat zijn pauze te registreren. Ziet niemand het vandaag, dan belt kantoor er volgende week achteraan en krijgt de medewerker de verkeerde dag uitbetaald.

In Agromigo verbetert de leidinggevende die de dag heeft meegemaakt de registratie nog dezelfde middag. De werkdagtijdlijn zet ieders dag naast de planning en naast die van de collega’s, zodat opvalt wat afwijkt, en een vergeten pauze voeg je met één klik toe.

In deze video

Migo laat zien hoe je de uren van de dag naast de planning en je collega’s legt, een verkeerde activiteit herstelt en een vergeten pauze toevoegt, voordat je de dag goedkeurt.

De lijst. Tijdregistraties toont één werkdag: in de lijst links staat iedereen die tijd registreerde, en onder elke naam lees je wanneer, hoe lang en waaraan diegene werkte. Kies een rij, en de registraties van die persoon openen rechts (op een telefoon op een eigen scherm). Het is je laatste controle voor de loonadministratie, zodat elk uur juist wordt uitbetaald en niemand ontbreekt.

Deze werkdag zit erop en de loonadministratie wacht. Je controleert of alle uren van deze dag compleet en juist zijn.

1. Iemand zoeken. Het zoekveld bovenaan de lijst vindt een medewerker op elk deel van de naam, beste resultaat bovenaan. Typ Ferrari om Luca te vinden.
2. De registraties nalopen. Eén regel per registratie, met activiteit, eindtijd, duur en teeltcyclus: Luca’s dag toppen.
3. De tijdlijn lezen. Boven de registraties zet de werkdagtijdlijn de dag op één lijn: wat hij registreerde, en daaronder wat de arbeidsplanning verwachtte. Een derde rij, zijn collega’s, verschijnt zodra zijn dag afwijkt van die van hen.
4. Ter plekke corrigeren. De planning verwachtte indraaien, en het uur tot 11:00 was ook echt indraaien. Klik op de activiteit, in de eerste kolom, en pas die aan. Op een telefoon tik je op de kaart en pas je bovenaan het venster de activiteit aan.
5. Opgeslagen, en te volgen. De vorige versie blijft in de geschiedenis van de registratie, zodat elke correctie te volgen is.
6. Een vergeten pauze. Stel dat Luca zijn pauze vergat te registreren: in de video wordt die in de onderste kaart, Start werkdag en pauzes, geselecteerd en verwijderd.
7. De rij van zijn collega’s. Zijn dag wijkt nu af van die van hen, dus de rij Collega’s verschijnt. Hun pauze om twaalf uur kleurt oranje: de pauze die Luca niet nam.
8. Met één klik toevoegen. Klik op hun pauze, en die komt in Luca’s dag, op dezelfde tijd en even lang, zonder formulier.
9. Dag goedkeuren. De groene knop bovenaan de pagina stuurt de hele dag door naar de volgende beoordelaar. Het venster Uren goedkeuren toont de datum onder de titel, vat samen wat je indient en vraagt om een beoordelingsnotitie die in het audittrail blijft.

De dag is compleet en juist: iedere medewerker en elk uur op zijn plek, klaar om goed te keuren.

Tips

• Verbeter binnen drie dagen. Als leidinggevende kun je vandaag, gisteren en eergisteren bewerken. Is een registratie ouder, dien de dag dan in ter goedkeuring en beschrijf de correctie in de beoordelingsnotitie. De volgende beoordelaar past het aan en stuurt de dag door.
• Open de Geschiedenis van een registratie. Selecteer één registratie en kies Geschiedenis. Je ziet elke versie: wie hem heeft aangemaakt, wie wat heeft gewijzigd en wanneer, en wie hem heeft goedgekeurd. Zo los je een discussie over uren op zonder dat iemand iets uit zijn geheugen hoeft op te diepen.
• Laat de filters het zoekwerk doen. Niet goedgekeurd, Met notities en Herzien laten alleen de dagen zien die aandacht nodig hebben. Je controleert de uitzonderingen in plaats van elke regel.

Meer lezen

Het hoofdstuk Tijdregistraties in de handleiding legt uit hoe je de dag leest, registraties verbetert en toevoegt, hoe notities werken en hoe de goedkeuring stap voor stap verloopt.

Probeer het 1 maand gratis, zonder creditcard.