Weet voor maandag al wie waar werkt

Het is maandagochtend en voor de oogst mis je zes mensen. Bij het inpakken is het ook krap, en niemand had eraan gedacht dat er iemand op vakantie is. Zet je de week pas op het laatste moment in elkaar, dan kost dat uren. En het komt steeds op dezelfde paar medewerkers neer.

Met Arbeidsplanningen beslis je vooraf wie waar werkt. Je vult de week in per activiteit, per dag en per medewerker, en de gaten zie je terwijl je ze nog kunt dichten. Begint de week, dan staat de planning al op de telefoons van je ploeg.

In deze video

Migo laat zien hoe je de inzet van volgende week plant per activiteit, dag en persoon, en hoe je ziet waar extra handen nodig zijn.

De lijst. Arbeidsplanningen toont elke planning met start- en einddatum. Met de chips boven de lijst filter je op wanneer ze lopen, en Nieuw, rechtsboven, begint een planning. Kies een rij, en het record van die planning opent naast de lijst. Een planning legt vooraf vast wie waar werkt en hoe lang, zodat je voor de week begint ziet of elke activiteit genoeg handen heeft.

1. Filteren. De chips direct boven de lijst filteren planningen op wanneer ze lopen. Elke chip telt zijn planningen, en lege chips blijven verborgen.
2. Een planning openen. Bovenaan het record staan de kerngegevens: de locatie, hoeveel dagen hij loopt en hoeveel medewerkers er gepland zijn.
3. De eerste week. Onder de kerngegevens toont de kaart met de allocatiematrix de uren per activiteit, dag voor dag.
4. De volledige matrix. Volledige matrix openen, rechtsboven op die kaart, toont de hele periode: activiteiten gegroepeerd, met elke medewerker en zijn uren per dag.
5. Dagtotalen. Elke activiteit telt haar uren per dag op, en de vaste rij onderaan geeft het totaal, zodat drukke dagen opvallen.
6. Per medewerker. Met de knoppen in de werkbalk van de matrix groepeer je op medewerker, om ieders week te controleren.
7. Werkbelastinggrafiek. De grafiekknop in dezelfde werkbalk stapelt de geplande uren per dag, zodat je ziet waar extra handen nodig zijn.
8. Opdracht toevoegen. Ook in de werkbalk: kies de dagen, de activiteit, de medewerkers en hoeveel uur ieder werkt.
9. Een nieuwe planning. Terug in Arbeidsplanningen begint Nieuw een eigen planning. In de kaart Basisgegevens geef je hem een naam, een startdatum en een einddatum, en daarna plan je het werk in de matrix. Je annuleert het formulier voor nu.

Voordat de week begint weet je hoeveel handen elke activiteit nodig heeft, op welke dag, en wie ze levert.

Tips

• Eén planning per week. Een planning beslaat hooguit zeven dagen. Een nieuwe planning opent standaard op vandaag en de zes dagen daarna. Wil je twee weken vooruit plannen, maak dan twee planningen.
• Gebruik Opdracht toevoegen voor veel werk tegelijk. Kies meerdere dagen en meerdere medewerkers in één keer. De uren beginnen op acht en gaan per half uur omhoog of omlaag. Dat is veel sneller dan cel voor cel invullen.
• Een rij verwijderen kun je terugdraaien. Haal je iemand uit de matrix, dan worden zijn uren voor die activiteit gearchiveerd en niet gewist. Je zet hem zo weer terug, zonder de week opnieuw op te bouwen. Zet je één cel op nul, dan verdwijnt alleen die ene toewijzing wel echt.
• Pas aan terwijl de week loopt. Ook als de week al begonnen is, kun je de planning nog wijzigen. Een medewerker met een telefoon die online is, ziet de wijziging meteen. Werkt iemand offline, dan komt de wijziging binnen zodra de telefoon weer verbinding heeft.

Meer lezen

In de handleiding lees je hoe de matrix werkt en hoe je je planning vergelijkt met de uren die echt zijn geregistreerd. Begin bij Arbeidsplanningen en lees daarna Formulier voor arbeidsplanning voor alles over rijen, cellen en opdrachten.

Probeer het 1 maand gratis, zonder creditcard.