Het paspoort van een medewerker in seconden in het dossier

Een nieuwe medewerker geeft je op de eerste ochtend een paspoort, en iemand tikt de naam, de geboortedatum en het documentnummer over in het dossier. Dat gaat traag, en één verkeerd cijfer gaat mee naar de loonadministratie en naar elke controle daarna.

Met Agromigo maak je in plaats daarvan een foto van het document. Het dossier vult zichzelf in, een verlopen document wordt geweigerd voordat er iets in het dossier komt, en de foto zelf wordt nooit opgeslagen.

In deze video

Migo laat zien hoe je een paspoort in het overzicht van een medewerker inleest, en waarom alleen een afgeschermde scan wordt bewaard.

Het scherm. Een nieuw medewerkersblad, geopend met Nieuw op de pagina Medewerkers.

1. Extraheren van ID. Linksonder in het blad opent het Identiteitsverificatie. Het werkt met een foto van een paspoort, een identiteitskaart of een rijbewijs, als JPEG of PNG.
2. Een verlopen document. Een rijbewijs dat in 2022 verliep, wordt gelezen en geweigerd: "Het geüploade identiteitsbewijs lijkt verlopen te zijn." Er komt niets van in het blad.
3. Een geldig paspoort. Dit wordt geaccepteerd. Het voorbeeld is de afgeschermde scan: gegevens die uit het paspoort zijn gelezen, zoals de naam, zijn automatisch zwart gemaakt.
4. Gegevens toepassen. De naam, geboortedatum en nationaliteit worden ingevuld, en de kaart Identiteitsdocument krijgt het type, het nummer, het land en de instantie van uitgifte en beide datums.
5. Niets opgeslagen. Het blad wordt geannuleerd zonder op te slaan, zoals in elke rondleiding.

Waarom alleen een afgeschermde scan

De privacywet vraagt je niet meer persoonsgegevens te bewaren dan nodig is. De gegevens komen als tekst in het dossier, dus een volledige foto van het paspoort zou alleen een tweede kopie van dezelfde gegevens zijn, met meer risico en zonder extra nut. Daarom wordt de originele foto nooit opgeslagen: de enige afbeelding die Agromigo bewaart, is de afgeschermde scan. Die laat nog steeds zien dat er een geldig document is gecontroleerd, en verraadt veel minder als hij ooit in verkeerde handen komt.

Tips

• Controleer wat er gelezen is. Gegevens toepassen vult alleen het formulier in, dus lees het na voordat je opslaat, net als wanneer je het zelf had ingetikt.
• Gebruik een scherpe, vlakke foto. Een document dat niet goed leesbaar is, wordt gemeld in plaats van geraden. Maak de foto opnieuw bij goed licht.
• Laat medewerkers het zelf doen. Uitgenodigde medewerkers scannen hun eigen document tijdens de onboarding, vóór hun eerste werkdag.

Meer lezen

De handleiding legt de kaart Identiteitsdocument en Extraheren van ID uit in Gegevens uitlezen van een identiteitsbewijs.

Probeer het 1 maand gratis, zonder creditcard.